Nhìn chung, sự trì hoàn là một hiện tượng tâm lý và thói quen của con người, và có thể xảy ra khi xuất hiện một khoảng thời gian trống giữa những hành động nằm trong dự định và những hành động tự phát và khi có dấu hiệu của một khoảng thời gian giữa những việc dự định làm cho đến khi những việc ấy thật sự được tiến hành, người ta cũng có xu hướng trì hoãn khi trì hoãn công việc là thấy thời gian còn lại quá dư dả. Một số nghiên cứu chỉ ra nguyên nhân của hiện tượng này gồm[3][10]

Thói quen

Sự trì hoãn bắt đầu từ sự lười biếng vì khi có tính lười biếng thì một số người có thể để mọi việc vào một thời điểm khác để thực hiện, và không có nhiều động lực để làm ngay, làm gấp gáp.

Thói quen tùy tiện, vô tổ chức, vô kỷ luật, nổi hứng, bốc đồng[7] trong công việc, lao động, sản xuất cụ thể là:

• Chờ khi có hứng: Một số người không thích làm việc đó do chưa cảm thấy hứng thú. Hoặc khi tâm trạng bạn không thoải mái, cảm xúc không tốt nên không thực hiện mà đợi đến lúc tinh thần thoải mái rồi mới bắt tay làm. Ví dụ: Tôi cảm thấy không thoải mái khi bắt tay vào việc lúc này hoặc làm việc theo kiểu ngẫu hứng lý qua cầu, thích thì bắt tay vào làm, không thích thì không ngó ngàng.
• Chờ tới đúng lúc: Nhiều người không nghĩ đã tới lúc cần phải hành động trong khi thực sự thì thời điểm đó đã tới. Biểu hiện qua kiểu bình chân như vại, chờ nước đến chân rồi mới nhảy, chờ cho hội tụ đủ Thiên thời-địa lợi-nhân hòa. Hoặc làm việc theo kiểu bức hổ nhảy tường để tạo kỳ tích, họ để lại công việc đến thời điểm cuối cùng sẽ tạo ra kết quả tốt hơn (ví dụ: Tôi sáng tạo nhất vào thời điểm tối khuya do đó tôi định chờ đến tối nay rồi sẽ làm. Hoặc: Trước ngày thi thì minh mẫn nhất, để đến lúc đó học cũng được).
• Khi có cảm giác bị ép buộc phải làm việc, thì sự hưng phấn sẽ giảm sút đi và không có nhiều động lực để thôi thúc họ háo hức bắt đầu công việc

Sợ, e ngại

Sự trì hoãn cũng xuất phát từ nỗi sợ hãi, lo âu do trì hoãn được coi là một cơ chế để đối phó với sự lo lắng liên quan khi bắt đầu thực hiện một công việc hoặc việc hoàn thành nhiệm vụ được giao hay là thời khắc để ra quyết định,[6] sự lo âu này khiến con người trì hoãn nhất là đối với những người làm việc theo kiểu bốc đồng, tài tử, làm theo sở thích, ngẫu hứng.[7] Cụ thể là:

• Sợ thất bại, sợ hỏng việc. Nỗi sợ hãi hay lo âu về sự thất bại khi thực hiện một công việc: Nhiều người hoài nghi năng lực của mình, liệu mình có đủ sức để làm việc đó (Ví dụ: Tôi không nghĩ mình có thể làm nó. Nếu tiếp tục, tôi sẽ thất bại mất thôi hoặc: Nếu tôi đã từng thất bại, tôi phải làm thế nào để kiểm soát những bối rối đó? Tốt hơn hết là đừng xuất hiện trong lần trình bày này. Vậy là trì hoãn thôi). Ngoài ra người trì hoãn thường thiếu tự tin vào bản thân, ít mong đợi rằng họ sẽ hoàn thành được nhiệm vụ.[3]
• Sợ khó, ngại khó. Trong trường hợp công việc được cho là quá khó khăn thì cũng có xu hướng bị trì hoãn nhiều, do nhiều người có tâm lý ngại giải quyết vấn đề nan giải, tâm lý ngán khi phải làm và nản khi chưa bắt tay vào công việc. Một số công việc mang tính chất dài hạn, chiến lược hoặc mang tầm vĩ mô thì nhiều người không có định hướng, không biến phải bắt đầu tư đâu và triển khai thực hiện như thế nào dẫn đến bị ngưng trệ.
• Sợ thành công, sợ bị kỳ vọng, sợ đố kỵ: Một số người lo lắng nếu làm tốt thì người ta sẽ kỳ vọng vào mình, giao thêm nhiệm vụ hoặc bản thân có thể bị xăm soi. Ví dụ: Nếu làm tốt lần này, người ta sẽ chờ đợi tôi làm được như thế ở lần sau. Liệu tôi có thể đương đầu với những áp lực để tiếp tục gặt hái thành công?
• Sợ phá vỡ những truyền thống,[12] sợ trách nhiệm: (Ví dụ: Nếu những trật tự cũ bị phá vỡ, ai mà biết tình huống mới sẽ diễn ra như thế nào? Thôi thì ta cứ để mọi thứ hệt như cũ đi. Tại sao phải chấp nhận rủi ro chứ?, ai chịu trách nhiệm cho mọi thứ xảy ra?)
• Sợ mất mát: Ví dụ: Nếu làm việc đó bây giờ, có thể tôi sẽ mất mát một vài thứ.

Năng lực xử lý

Sự trì hoàn hình hình khi đánh giá không đúng mức công việc, độ khó khăn và thời gian dành cho một hoạt động cụ thể. Một lỗi chủ yếu mà mọi người hay mắc phải khi trì hoãn công việc là thấy thời gian còn lại quá dư dả. Nguyên nhân này biểu hiện qua các mặt cụ thể như:

• Chủ quan, coi nhẹ mức độ khó khăn của công việc: Nhiều người nghĩ công việc họ làm không phứ tạp lắm và không dành nhiều thời gian hoặc quan tâm làm sớm. Khi bắt tay vào làm việc thì họ mới nhận ra cần phải nỗ lực nhiều hơn họ tưởng. Một số người khi thấy việc dễ dẫn đến việc quá chủ quan trong tính chất công việc, và điều gì quá dễ dàng vô hình chung cũng bị trì hoãn do tính chủ quan của mỗi người. (Ví dụ: Chỉ là việc cắt cỏ thôi mà, quá dễ… 30 phút là xong. Hoặc: Chuyện nhỏ, tý nữa rồi làm hoặc Tôi định đến nha sĩ khám răng, nhưng bạn biết đấy, răng miệng thì chẳng quan trọng cho lắm, chắc thôi, để bữa khác....)
• Nhận thấy công việc không khẩn cấp: Một trong những yếu tố khiến nhiều người hành động chính là tính khẩn cấp, cần thiết và cấp bách, bức xúc của vấn đề. Ngược lại, những công việc mà việc giải quyết nó chưa thực sự cần gấp cho thời điểm hiện tại lại được liệt vào danh sách trì hoãn dù đáng lẽ ra thời điểm thực hiện là vào ngay lúc đó. Tiêu biểu là kiểu học dồn, học chạy, học nhồi nhét của các sinh viên, không học bài, ôn bài từ lâu trước khi kỳ thi mà chỉ dành một khoản thời gian gấp gáp, cận kề ngày diễn ra kỳ thi đây gọi là Hội chứng sinh viên (Student syndrome)[13] rồi khi không đạt kết quả tốt thì cho là học tài thi phận.
• Năng lực đánh giá và xử lý công việc xuất phát từ tư duy ngắn hạn từ đó kỹ năng đưa ra quyết định kém. Sự trì hoãn xảy ra khi người ta không hình dung ra được sự khác nhau giữa việc cấp bách và việc quan trọng do đó thiếu sự ưu tiên, đầu tư, dành thời gian thích hợp để xử lý thỏa đáng dẫn đến không công việc nào hoàn thành đúng tiến độ hoặc hoàn thành một cách trọn vẹn, còn dở dang. Những công việc cấp bách, xảy đến đột ngột đa phần là những công việc không quan trọng vì nó không nằm trong kế hoạch công việc, khi bắt tay vào giải quyết các công việc cấp bách thì thường chúng sẽ làm tốn nhiều thời gian do chưa có sự chuẩn bị để giải quyết những công việc này. Trong khi đó công việc quan trọng đang làm ít nhiều bị trì hoãn và điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả cũng như thời gian hoàn thành công việc. Ngoài ra do khả năng quyết định kém nên một số người không thể quyết định được cần làm gì và sẽ phải trì hoãn mọi việc nếu có dâu hiệu đi lệch hướng hoặc vuột khỏi tầm kiểm soát.
• Thiếu kỹ năng tổ chức, óc tổ chức sắp xếp, phân bố công việc, khả năng điều tiết, điều phối các hoạt động: Nhiều công việc, hoạt động có thể bị chậm với một lý do công việc đó phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian, mọi công việc đều đòi hỏi một khoảng thời gian nhất định ví dụ như: xây một căn nhà, viết một quyển sách, làm báo cáo hay việc vặt trong văn phòng đều như nhau. Ngoại trừ một số ít các trường hợp ngoài ý muốn dẫn đến không kiểm soát nổi, đa phần người ta đều có thể tính toán trước thời gian mình cần để hoàn thành một công việc. Nhưng do thiếu khả năng sắp xếp, kiểm soát công việc nên rơi vào trì hoãn, chậm tiến độ.

Quan điểm về công việc

• Không yêu thích công việc, cho rằng công việc không thú vị, nhàm chán và lặp lại đặc biệt là do sự nhàm chán trong công việc.[14] Khi một số người ghét làm một việc gì đó, họ sẽ có xu hướng hình thành những luận điểm có vẻ thuyết phục để khỏi làm việc đó do đó mọi người hay hoãn lại công việc khi nó nhàm chán.[3] Ngoài ra họ có thể cảm thấy công việc quá tải với mình hoặc cảm thấy thật công công bằng khi làm việc này hoặc bị công việc lấn át. Ví dụ: Được rồi! Tôi đang trì hoãn bởi vì nhiệm vụ lần này là không công bằng.
• Nhiệm vụ được giao quá mơ hồ: Khi đã bắt tay vào việc, nhưng nhiệm vụ được giao quá mơ hồ, mù mờ. Khi đó, một số người khó có thể tìm được lý do tích cực để tiếp tục công việc, từ đó có khó khăn để quen với việc bắt đầu công việc một cách đúng thì giờ, nhất là khi hậu quả của việc trễ giờ là rất lớn.
• Thiếu những mục tiêu rõ ràng trong công việc và không đề ra những tiêu chuẩn rõ ràng về nhiệm vụ được giao, ví dụ: Nhiều người đã bắt tay vào công việc nhưng lại chẳng hề có ý tưởng chính xác về kết quả đặt ra của nhiệm vụ được giao hay họ không hiểu rõ những yêu cầu trong khi tiến hành công việc.
• Sự cầu toàn, theo chủ nghĩa hoàn hảo hướng đến sự hoàn mỹ.[3][15] Với một số người thì sợ sự hoàn hảo theo kiểu: Nếu bắt đầu công việc bây giờ, thì sẽ không thể hoàn thành nó cho tới khi đạt được một mức độ hoàn hảo nhất định. Mà liệu có thời gian để đạt tới sự hoàn hảo đó không? hoặc theo kiểu Tôi chẳng có kỹ năng cũng như phương tiện phù hợp để làm việc này hoàn hảo nhất. Vì thế, tôi chẳng muốn làm chút nào.[5] Hoặc theo kiểu chờ đến khi Thiên thời-Địa lợi-Nhân hòa mới bắt tay vào thực hiện những nhiệm vụ trọng yếu. Trong tác phẩm Đôi mắt của nhà văn Nam Cao có nhắc đến chi tiết nhân vật Hoàng là một nhà văn đàn anh nhưng khi được nhân vật Độ hỏi tại sao lâu rồi mà chưa viết được một tác phẩm nào thì anh ta trả lời là tại chưa kiếm được một cái bàn cho ra hồn.

Các yếu tố khác

Ảnh hưởng từ môi trường xã hội bên ngoài, sự trì hoãn từ phía người khác, nhất là người thân, bạn bè, đám đông, những người xung quanh có thể khiến một số người có xu hướng gây ra sự trì hoãn cho chính mình. (ví dụ: Mọi người đều vậy thì mình gấp làm gì, cứ tàn tàn cũng được!).

Sự phân tâm và tính hay lo ra chính là nguyên nhân khiến phụ nữ hay bị mắc tính trì hoãn, khi đang cần giải quyết công việc thì lại bị những vấn đề khác hấp dẫn hơn cuốn hút như: online, lướt web, hẹn hò, shopping… dẫn đến việc thấp thỏm, nhấp nhổm khi đang giải quyết công chuyện, không chú tâm và tập trung khi làm việc....

Ở góc độ sinh lý, có quan điểm cho rằng sự trì hoãn liên quan đến cấu trúc não bộ, theo đó nguồn gốc sinh lý của sự trì hoãn chủ yếu xung quanh vai trò của vỏ não trước trán,[16] sự trì hoãn liên quan đến tính chất bốc đồng, khu vực này của não sẽ chịu trách nhiệm cho các chức năng điều hành, kiểm soát các hoạt động của não bộ như lập kế hoạch, kiểm soát xung động, sự chú ý, và hành động như một bộ lọc thông qua việc giảm kích thích mất tập trung từ các vùng khác của não. Khi bị chấn thương hoặc chức năng này được kích hoạt ở mức độ thấp nó có thể làm giảm khả năng của một cá nhân để chọn lọc ra các kích thích mất tập trung để loại bỏ, cuối cùng gây mất tập trung và gia tăng sự trì hoãn.[17]